A boa organização é o ponto principal para a realização de toda e qualquer atividade, desde a arrumação da sua casa até a administração do seu negócio, tudo que é realizado de forma estruturada, com tarefas e prazos bem definidos e acompanhado de perto, permite que as metas definidas sejam alcançadas tranquilamente.
A tarefa inicial para qualquer pessoa se tornar mais organizada é aprender a trabalhar com uma agenda. Isso mesmo, você alguma vez tentou criar uma agenda de compromissos ou atividades do dia a dia para garantir que seus objetivos sejam cumpridos?
Se sim, muito bem, você está no caminho certo para se tornar mais organizado. O próximo passo agora que você já organizou sua agenda é garantir que os compromissos nela seja cumpridos. Simples assim, se está na agenda, na data e hora em que a atividade está agendada, você precisa parar tudo e focar exatamente naquilo que havia sido planejado. Lembre-se sempre que tudo aquilo que foi planejado vai te levar muito mais próximo de atingir seus objetivos do que tarefas urgentes que aparecem ao longo do dia, por isso, sempre dê prioridade à sua agenda.
Legal, agora que você já tem uma agenda e está decidido à cumpri-la, basta não esquecer ela na sua casa quando sair para trabalhar, mantenha ela sempre embaixo do braço. Durante o “corre corre” do dia, não se esqueça de consultar sua agenda com frequência para não deixar nenhuma das atividades passar ou atrasar, mas caso isso aconteça ou eventualmente um compromisso com outras pessoas seja desmarcado ou remarcado de última hora, tenha sempre a mão um lápis e uma borracha para manter sua agenda atualizada, e não esqueça de ligar para todos os envolvidos para avisar sobre a alteração.
Opa.. espera ai… agora ficou complicado… não tem como ficar o dia todo com “a cara enfiada num livro”. Mas vou te dizer que existem inúmeros executivos, empresários e empreendedores que fazem exatamente isso, e mesmo assim não conseguem se organizar por motivos óbvios. Por mais planejada que possa estar sua agenda, é impossível administrá-la dessa forma ao longo do dia, e fatalmente todo o planejamento ficará comprometido.
Mas existe uma luz no fim do túnel, se você é um desses executivos que ainda utiliza uma agenda de papel, está na hora de aposentá-la. Se você vai começar a usar uma agenda, então comece com o pé direito.
A solução para o problema é a agenda inclusa no pacote de soluções G Suite, oferecido pela INFOQPLAN para empresas de todos os portes e segmentos. Com essa ferramenta fica muito fácil administrar, não apenas uma, mas quantas agendas forem necessárias. A partir de qualquer computador, notebook, tablet ou smartphone, você administra todas as funções de suas agendas com poucos cliques.
Fica fácil gerar novos compromissos, alterar datas quando necessário, adicionar arquivos anexos com informações complementares sobre determinada tarefa. Além da administração simplificada, ela te avisa sobre a execução de cada compromisso com antecedência, dessa forma não depende de você ter de ficar consultando-a a todo momento para garantir que nada seja esquecido.
Para agendamento de reuniões, além de centralizar as informações num local de fácil acesso a todos os envolvidos, ela ainda te ajuda a informar a todos sempre que houver qualquer alteração, automaticamente por e-mail, informa da presença ou ausência dos convidados e ainda permite que seja criada uma sala de reunião virtual para a realização de vídeo conferência entre todos os envolvidos a partir da integração com o Google Hangout, outra solução que complementa o pacote G Suite, dessa forma gastos com viagens ou tempo de locomoção entre os participantes são reduzidos drasticamente.
A agenda do Google também está disponível na versão gratuita e na Google Play Store, caso você ainda não tenha ela no seu smartphone, baixe e comece a utilizá-la já, garanto que sentirá um grande impacto no seu dia a dia e se sentirá muito mais produtivo.
Após testar na versão gratuita, caso tenha interesse em tornar sua empresa mais produtiva, a INFOQPLAN pode te oferecer essa e outras soluções para a melhoria do seu negócio e, consequentemente, da sua qualidade de vida.
