Como Cumprir Obrigações Fiscais e Reduzir Custos Operacionais com um Sistema de Gestão

Atualizado: Jan 22






Toda empresa, seja ela prestadora de serviços ou que atue com comercialização de produtos, é obrigada emitir NF-e e NFS-e. Para emitir as notas fiscais mercantis a Secretaria da Fazenda disponibiliza um sistema para ser utilizado, onde, para cada nova nota a ser gerada é necessário cadastrar o cliente, cadastrar cada um dos produtos contidos na nota, informar os impostos e classificações fiscais (coisa simples de ser realizada aqui no Brasil) e mais uma séria de informações como transportadora, quantidade de volumes, pesos, duplicatas, entre outros.

Se for uma prestadora de serviços o processo é mais simples, porém semelhante, pois existem menos impostos a serem informados, mas com um agravante, cada prefeitura disponibiliza o seu próprio sistema para emissão de notas fiscais de serviço, ou seja, em cada município do país o sistema utilizado para realizar essa obrigação é diferente.

Apesar de, quando se fala em emitir nota fiscal, parecer se tratar de uma tarefa simples, no dia a dia percebe-se que o trabalho é extremamente oneroso, chato e cansativo. Você ter que passar por várias e várias telas desses sistemas toda vez que vai gerar uma nota, 20, 50, 100 vezes ao dia torna-se extremamente estressante e desgastante, tomando um tempo precioso que poderia e deveria ser investido em tarefas de gerenciamento, como por exemplo a análise da evolução do faturamento mensal da empresa.

Você pode estar pensando, “na minha empresa eu tenho na minha equipe uma pessoa que é responsável por realizar essa atividade, o Faturador”... com certeza é uma função muito importante que deveria realizar tarefas como análises fiscais dos produtos, enquadramento correto da empresa em seu regime tributário, avaliação de riscos orçamentários, análise de custos, planejamento financeiro estratégico, projeção de faturamento... Enfim, funções de gestão, que trazem resultados, fortalecem e agregam valor a sua empresa.

Ao invés disso, esse profissional acaba por tornar-se um custo adicional ao negócio, uma vez que apenas realiza trabalhos repetitivos de operação simples, que não exigem nenhum conhecimento avançado, desmotivando o profissional, encarecendo o valor da sua hora e enfraquecendo sua empresa que fica sem condições de gerar os relatórios gerenciais necessários para ter um bom planejamento e consequentemente um melhor desempenho comercial no mercado.

Então é possível resolver esse problema de emissão fiscal (que é uma obrigação), reduzir meu custo operacional e ainda fortalecer minha empresa.

A resposta é SIM. E de maneira bastante simples.

Utilizando um Sistema de Gestão Integrado (ERP). O sistema de gestão ConnectUse implantado pela INFOQPLAN é modular e permite que as informações sejam compartilhadas entre os módulos, a partir de uma cadeia de processos bem definida, eliminando o retrabalho, aumentando a produtividade e gerando informações para que o empresário possa ter um planejamento adequado e possa tomar decisões mais assertivas com mais agilidade.

Como isso é feito? O segredo é realizar os processos em lote a partir de cadastros realizados previamente. No sistema ficam cadastrados todos os clientes, produtos e serviços, cada um já com seus respectivos códigos fiscais. Como são duas modalidades (produtos e serviços), vamos dividi-las:

PRODUTOS:

A partir da geração de pedidos de vendas, em uma tela são exibidos todos os pedidos a serem faturados. Com alguns cliques o usuário seleciona quais os pedidos devem ser faturados, e com mais um clique pede para que sejam geradas as notas, TODAS AS NOTAS FISCAIS PENDENTES AO MESMO TEMPO. Após as notas geradas, o responsável pela emissão pode confirmar se está tudo correto com uma consulta rápida, mas não precisa digitar nada nem adicionar nenhuma informação, NADA DE PASSAR POR VÁRIAS TELAS E RECADASTRAR CLIENTES E PRODUTOS. Após conferir se todas as notas estão corretas, basta clicar em EMITIR e pronto, toas asa notas foram emitidas para a Secretaria da Fazenda, enviadas para cada um de seus clientes por e-mail em arquivos .XML e PDF (DANFE) e ainda armazenados todos os dados para que relatórios possam ser gerados para futuras análises.

SERVIÇOS:

A partir de contratos de prestação de serviços ativos com parcelas pendentes, é gerado um processo de cobrança onde todas as parcelas a serem faturadas são armazenadas. Com um clique todas as notas são geradas e exibidas para que o faturador possa realizar consultas e se certificar que tudo está correto. Mais um clique e todas as notas são emitidas para a prefeitura, enviadas para os clientes por e-mail e as informações armazenadas para que possam ser gerados relatórios gerenciais.

Em muitas empresas existem colaboradores que ocupam cargos exclusivamente para realizar esse procedimento, onde o simples processo de cobrar o cliente final leva até 15 dias úteis para ser concluído.

Utilizando o sistema, em ambos os processos não se gastam mais do que 10 minutos para que TODAS as notas sejam geradas. Nesse cenário o mesmo colaborador agora tem tempo disponível para focar em atividades que realmente geram resultados e agregam valor a empresa, analisando os relatórios gerenciais disponibilizados pelo próprio sistema, com informação de confiança, além de ter eliminado o retrabalho e reduzido o custo da operação, ainda traz um relevante ganho de oportunidade, uma vez que a hora desse colaborador foi otimizada.

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