Apesar da computação em nuvem estar cada vez mais inserida e vastamente utilizada em nosso dia a dia, ainda existem empresas que resistem à essa evolução tecnológica por desconhecimento, medo ou simplesmente por não priorizarem a melhoria da estrutura do seu negócio.
A seguir listo 5 razões por que você deve parar de utilizar o Outlook:
1 - Segurança
A ferramenta de gestão de e-mails do Outlook é extremamente segura, uma aplicação de ponta. Quando falo com relação à segurança, não é pela ferramenta, mas sim por suas configurações. A configuração comumente utilizada para receber os e-mails utiliza protocolo POP, onde todas as mensagens são baixadas do servidor de e-mails para um único equipamento. Além dos e-mails, todos os contatos ficam todos salvos no programa.
Caso esse equipamento apresente algum problema, todos os e-mails, enviados e recebidos, estarão nesse equipamento e em nenhum outro lugar. Caso não haja uma política bem definida de backup frequente, as chances de você perder todos os seus e-mails é muito grande. Se você não acha isso um problema grave, então responda: Como você faria para trabalhar amanhã se você perdesse todos os seus e-mails e contatos?
2 - Mobilidade
Assim como dito no item anterior, todos os e-mails e contatos ficam no equipamento onde está instalado o programa, não sendo possível utilizar sua conta de e-mail a partir de outros equipamentos, não sendo possível ter seu e-mail configurado em seu smartphone, tablet, notebook, etc.
Num mundo cada vez mais conectado, onde a informação precisa estar acessível sempre e em todo lugar, imagine que seu e-mail só possa ser acessado quando estiver no seu escritório. Para você que ainda utiliza Outlook, imagine a diferença que faria se você tivesse no seu smartphone acesso a todos os seus e-mails, inclusive os enviados. Será que isso facilitaria a sua vida?
3 - Facilidade
O Outlook, é uma aplicação local que exige instalação e frequente reconfiguração. Toda vez que você precisa trocar sua máquina ou formatá-la, é necessária a reinstalação do programa bem como sua reconfiguração. Tarefa simples para seu técnico de TI, mas quantas vezes você teve que ficar esperando por essa configuração para poder voltar a trabalhar ou quantas vezes se deparou com a mensagem pedindo seu usuário e senha no momento de enviar aquele e-mail importantíssimo.
Utilizando servidores de webmail nunca mais será necessário realizar essas configurações, pois de posse do seu usuário e senha, basta acessar sua conta a partir de qualquer navegador e pronto, todas as suas caixas de e-mails estarão disponíveis para utilização imediata.
4 - Redução de Custo
Para utilização do Outlook para gerenciar uma conta de e-mail corporativo (@nomedasuaempresa.com.br) é necessário que o seu domínio esteja numa hospedagem que já inclui um servidor e gerenciador de e-mails. Também é importante ressaltar que o Outlook não se trata de um ferramenta gratuita. Nesse cenário, para utilização da ferramente, a empresa precisa arcar com os custos da hospedagem e da licença do software.
Uma vez os e-mails sendo gerenciados via webmail, não é necessária a contratação da licença desse software que é cobrada por equipamento que utiliza, enquanto que pelo webmail, o mesmo usuário pode acessar seu gerenciador de quantos equipamentos forem necessários sem nenhum custo adicional.
5 - Praticidade e Garantia de Recebimento
Se você utiliza Outlook, com certeza já deve ter passado por situações onde alguém lhe garantiu ter enviado um e-mail com anexos ou imagens e que você simplesmente não recebeu, nem mesmo como SPAM. Isso acontece devido a algumas limitações por parte da ferramenta, seja por limite de espaço para recebimento, seja pela natureza de construção do e-mail.
Uma vez gerenciados os e-mails via webmail, o seu limite para recebimento de arquivos é muito mais flexível, sendo possível aumentar sua capacidade sempre que necessário. O webmail também permite mais liberdade e integração com várias ferramentas web que auxiliam no carregamento de imagens, gifs e vídeos, todos formatos não contemplados pelo Outlook, garantindo que você visualize na íntegra todas as informações que lhe forem enviadas da forma correta, sem deformações ou quebra de layouts.
Espero que esses pontos te ajudem a elucidar a computação em nuvem e reavaliar a ideia da utilização do Outlook na sua empresa. Caso queira conhecer soluções de webmail profissionais, fale com a INFOQPLAN, e saiba mais sobre o G Suite, com certeza você estará investindo numa estrutura muito mais robusta que irá trazer mais conforto, tranquilidade e mobilidade para sua empresa.
