Todos os dias, em nossas empresas, desempenhamos diversas tarefas que fazem parte da rotina para o funcionamento de qualquer negócio. Essas tarefas podem ser denominadas de processos de negócio. Independente do ramo de atuação, porte ou segmento de uma empresa, em todas existem processos que são padrões definidos pelo ambiente onde estão inseridas, devido às legislações vigentes, formas de transações bancárias, cultura de negociação dos Stakeholders, entre outros aspectos inerentes às atividades mínimas necessárias para que um negócio exista e aconteça.
Sendo assim, boa parte dos processos, principalmente administrativos de uma empresa são padrões e podem ser realizados em escala, eis então o segredo do ganho de produtividade e de oportunidade.
Você deve utilizar ferramentas que possibilitem que determinadas tarefas ou processos administrativos possam ser realizados em escala, automatizando àquilo que deveria ser realizado repetidamente (processos operacionais), e alcançando um grande ganho de oportunidade, pois um colaborador que levaria uma semana para fazer um determinado processo administrativo, poderá após a implantação da ferramenta certa, realizar a mesma tarefa com mais qualidade em um tempo muito menor, dando a ele a oportunidade de realizar outras atividades de cunho estratégico e não mais operacional.
Abaixo, relaciono 3 processos operacionais administrativos que toda empresa tem e que podem ser realizados em escala de maneira automatizada, diminuindo o retrabalho e aumentando a produtividade de sua equipe.
Emissão de Notas Fiscais em Lote
Processo padrão em toda empresa, seja ela indústria, comércio ou prestadora de serviços, a emissão de notas fiscais é necessária e uma obrigação. Hoje uma empresa de médio porte com um volume de emissões de cerca de 500 notas/mês normalmente tem um setor de faturamento ou expedição que é o responsável por gerar essas notas. Já uma prestadora de serviços que trabalha com cobrança mensal costuma ter datas bem definidas para emissão das notas de seus clientes, e da mesma forma precisa de um departamento inteiro que passa o mês apenas emitindo essas notas e enviando aos clientes.
Com um sistema de gestão integrado como o ConnectUse, no caso da emissão de notas de varejo, cada pedido de venda automaticamente gera um nota pronta, onde o faturador não precisa redigitar nenhuma informação, todos os dados necessários para a emissão da nota já constam no pedido de vendas e no cadastro do cliente, portanto o máximo que ele precisa fazer é clicar num botão e pronto, o sistema emite a nota junto à receita federal, armazena ela no seu banco de dados, alimenta os seus relatórios de faturamento mensal e ainda envia a nota (nos formatos DANFE e XML) para todos os endereços de e-mails existente no cadastro do cliente. Percebe-se o ganho de produtividade, de tempo, de oportunidade. Percebe-se, ainda, a redução do retrabalho, do risco de erros de digitação e de falhas durante o processo. E se houver mais de uma nota para ser emitida, a emissão pode ser feita em lote, e então, em um único clique, o faturador emite ao mesmo tempo quantas notas forem necessárias.
No caso de emissão de notas de serviços, o ganho é ainda maior, uma vez que provavelmente existam datas padronizadas para vencimento das cobranças, com um único clique o faturador pode gerar todas as notas dos clientes fixos do mês, não importa o tamanho da sua carteira de clientes!!!
Emissão de Boletos de Cobrança em Lote
Próximo passo nos processos administrativos, depois de você gerar as notas fiscais dos seus clientes vai precisar dar início ao processo de cobrança, a forma como os seus clientes irão lhe pagar. Aqui no Brasil, a forma mais utilizada para cobrança atualmente é via boleto bancário, onde você gera um boleto, envia ao seu cliente (impresso ou digital), e acompanha pela sua conta corrente se o cliente realizou o pagamento ou não.
Se sua empresa trabalha dessa forma, pare um pouco e responda a si mesmo, quantos boletos seu departamento financeiro precisa gerar por mês? No mínimo a mesma quantidade de notas, correto? Talvez até mais, pois podem haver notas com mais de uma duplicata e portanto com mais boletos de cobrança para pagamentos parcelados. Partindo dessa premissa, se seu faturamento ou expedição leva um mês para gerar as notas, o financeiro precisa de mais um mês para gerar os boletos correspondentes… ou pelo menos de outra equipe que de conta do serviço.
Mais uma vez, utilizando um sistema de gestão como o ConnectUse, após as notas terem sido emitidas, agora é hora de gerar o boletos que já estarão aguardando apenas mais um clique, pois todas as informações necessárias para a geração de um boleto, que no banco podem levar até 5 telas de cadastros por boleto, agora basta selecionar todas as contas que devem ser cobradas e clicar em “gerar boleto”, mais uma vez todos os boletos foram gerados e automaticamente enviados à todos os e-mails de cada um dos clientes, conforme informações do cadastro. Não há nem comparação com o processo manual de geração um a um pelos softwares oferecidos pelos bancos.
Conciliação Bancária
Um dos processos mais importantes para a gestão do negócio, saber de seus clientes quem está em dia com suas contas, acompanhando a entrada de receita e assim podendo realizar as análises e planejamentos necessários. Como é feito hoje? Se você não tem um sistema de gestão, então provavelmente isso deva ser feito numa planilha de excel onde você registra manualmente os clientes que precisam te pagar, a data do vencimento e depois compara isso manualmente com o extrato que tira do banco. Se seu volume de clientes for alto e seu acompanhamento muito bem realizado, provavelmente exista alguém que repete esse procedimento todos os dias.
E se essa pessoa, ao invés de gastar meio período catando milho e comparando informações de dois documentos diferentes tentando “fazer bater”, as vezes até com documentos impressos (opa, mais um custo operacional com impactos até ecológicos), simplesmente pegasse um arquivo do banco conhecido como “retorno bancário”, importasse no seu sistema de gestão e o próprio sistema fizesse a baixa de todas as contas que foram recebidas com um único clique? Sem necessidade de conferências manuais ou de impressão de nada, separando as contas recebidas das à receber, alimentando relatórios e gerando o conhecimento necessário para você gerir seu negócio com muito mais segurança.
Esses três processos que descrevi são padrões em qualquer negócio, mas não são os únicos que podem e devem ser automatizados. Cada empresa tem também seus processos particulares inerentes ao negócio que, numa primeira observação superficial a “olho nu” podem não parecer ter um padrão, mas quando realizada uma análise mais aprofundada por um especialista em processos, talvez permita, com a ferramenta certa, que sejam melhorados também.
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