Quando empresários falam sobre sistema de gestão, normalmente associa-se o assunto a grandes empresas ou indústrias, com muitos processos para serem automatizados, um grande número de colaboradores e um enorme estoque de produtos. Mas a verdade é que toda empresa precisa de um sistema de gestão, sem exceção.
Entretanto, cada negócio tem suas peculiaridades. Cada empresa apresenta necessidades e situações distintas, e portanto o sistema de gestão deve ser flexível e permitir que ajustes sejam realizados possibilitando que o mesmo ofereça soluções reais e práticas para as atividades realizadas no decorrer do dia, sendo ele uma ferramenta para melhorar a gestão, reduzir o custo operacional, aumentando a produtividade da equipe e diminuindo os riscos do negócio.
A seguir, para você que é dono ou gestor de escola, listo algumas ferramentas que podem ser utilizadas para melhorar sua gestão, não importa qual o porte ou segmento de atuação (cursos, colégios, técnicos, superior, EAD) de sua instituição.
Servidores de arquivos e e-mails na nuvem
Utilizando ferramentas de compartilhamento de arquivos, fica muito mais fácil mapear a sua rede, estruturando todas as suas pastas e deliberando os acessos de acordo com a necessidade de cada colaborador, desde o setor administrativo à seu corpo docente. Ainda utilizando a capacidade de compartilhamento, integrada com os e-mails, os professores podem disponibilizar materiais para os alunos e estimular o trabalho em equipe, seja durante uma aula ou mesmo fora do horário letivo, criar grupos para discussões e estabelecer conexões mais próximas tornarão as aulas mais criativas e aumentará o engajamento da turma com o conteúdo oferecido.
Agendas compartilhadas
Utilizando agendas fica muito fácil fazer a gestão das atividades do dia a dia e controlar os prazos de entregas de projetos. A agenda pode ser acessada de qualquer equipamento, inclusive de smartphones, garantindo que os professores e alunos não se esqueçam das datas importantes, não importando onde estiverem, lembretes são exibidos no celular garantindo a melhor execução dos mesmos.
Gestão de contratos
Na parte administrativa de escola, em sua grande maioria as instituições de ensino atuam no modelo de prestação de serviço por contrato. Tendo uma ferramenta para gestão dos contratos integrada com um sistema financeiro, sua equipe administrativa ganha muito mais segurança e produtividade, uma vez que o sistema informa as datas de vencimentos de cada contrato de forma automática e com antecedência, quando o mesmo deva ser renovado, permitindo que ações sejam tomadas antecipadamente para manter os contratos com os alunos (clientes) sempre ativos. Na hora de realizar uma busca para qualquer tipo de consulta então, a velocidade para se obter informações é muito maior do que se fosse necessário buscar por um contrato físico naquele seu antigo fichário no fundo da secretaria.
Processo de cobrança em lote via boleto
Parece um detalhe, mas a forma como você realiza a cobrança dos seus clientes é muito importante, pois esse processo, além de garantir que você vai receber, também pode ser bastante oneroso e desgastante se realizado de forma errada. Para e pense, como você cobra seus clientes hoje? É por boleto? Como são gerados esses boletos hoje, um a um? Quanto tempo sua equipe leva pra fazer isso, quantos alunos sua instituição tem hoje? E se todos fossem gerados em um único clique e já enviados diretamente para o e-mail do responsável? Será que isso traria algum ganho ou vantagem para sua empresa e equipe? Reflita sobre isso e tire suas conclusões sobre o assunto, mas não deixe de observar esse ponto e saiba que talvez você não esteja fazendo da melhor forma que poderia.
Gestão de notas, boletins, frequência e ocorrências dos alunos
Da mesma forma que o contrato não pode mais ser apenas um papel que fica guardado no seu fichário, todas as informações sobre o aluno também precisam estar unificadas e disponíveis de forma fácil para quando for necessário realizar qualquer tipo de consulta sobre o histórico do mesmo. Essas informações são sigilosas e importantíssimas para a gestão da qualidade do serviço que sua instituição presta, sem um sistema para armazenar e estruturar de forma segura todas essas informações, fica praticamente impossível obter relatórios de desempenho ou qualquer outra métrica qualitativa, comprometendo seu trabalho e a imagem de sua instituição.
Website institucional com informações para pais e alunos
Para qualquer instituição, ter uma uma marca forte com presença profissional é fundamental para passar segurança para os clientes atuais e potenciais. Assim como qualquer outro tipo de empresa, se sua escola não tem uma boa presença na web fica difícil de passar essa credibilidade, e automaticamente seus concorrentes ganham um grande diferencial e literalmente saem na frente na hora do seu cliente realizar uma escolha. É necessário pensar na sua presença web, em como está o seu website, se ele aparece quando as pessoas procuram pelos seus cursos ou serviços no Google, ou mesmo quando querem apenas saber como chegar na sua escola, jogando seu endereço no GPS do smartphone. Será que sua instituição está mostrando ao mundo todo o real potencial que tem?
Canal direto entre alunos e professores
Já que estamos falando sobre website, o da sua escola não precisa apenas ser uma vitrine ou um cartão de visitas, pode também gerar valor ao seus alunos, professores e clientes. Sua instituição pode oferecer uma Central do Aluno como diferencial, uma região na web onde sempre que seu aluno precisa de mais informações específicas sobre ele, ou de materiais, ou qualquer outro tipo de conteúdo personalizado, que você possa disponibilizar de maneira prática e segura, onde ele tem acesso com seu usuário e senha, a hora que precisar e de onde estiver. Outra solução que pode trazer um grande diferencial competitivo é um simples chat online integrado ao seu site, criando um novo canal de comunicação direto com sua equipe interna, seja para dúvidas de alguém que está conhecendo a escola, seja para os clientes que precisam falar com seu departamento administrativo, seja para que os alunos tirem dúvidas diretamente com os professores num plantão online. As possibilidades de utilização dessa ferramenta são tantas quanto a capacidade de inovação de sua instituição e de sua equipe.
Blog com informações sobre cotidiano dos alunos
Outra ferramenta que vem ganhando mais e mais espaço a cada dia é o Blog interno, onde os pais e responsáveis pelos alunos, e mesmo os alunos em si, acompanham todas as atividades que vêm sendo realizadas na instituição. Além de mostrar para potenciais novos alunos que sua instituição possui uma estrutura diferenciada, passa mais credibilidade e transparência, mostrando um comprometimento real com todo o trabalho que vêm sendo desempenhado. Pare e pense, não seria cômodo se você pudesse acompanhar quando bem intendesse, quais as atividades que a classe do seu filho vêm realizando com apenas alguns cliques?
Divulgação de cursos online
Por último e tão importante quanto os outros, não posso deixar de citar a necessidade de venda e divulgação de sua instituição, pois como qualquer outro empreendimento, além da causa nobre de prover educação e ensino de qualidade para seus alunos, seu negócio também precisa ser lucrativo, e para isso, marketing é extremamente necessário para que suas vendas se mantenham em curva ascendente. Hoje a maioria das coisas que você vai comprar, antes de mais nada você busca mais informações na internet, antes de sair de casa, ligar o rádio e até mesmo a TV, quando você precisa decidir sobre alguma coisa é no Google que você procura as respostas para os problemas. Se sua escola não está lá, seus clientes não apenas não o encontrarão, mas encontrarão o seu concorrente, porque ele com certeza lá estará. Além de ser uma das formas de marketing com melhor custo benefício, ela também é a mais assertiva, pois com base em análises realizadas por uma equipe de especialistas, a divulgação é direcionada para quem realmente têm interesse em encontrar sua empresa, otimizando ao máximo o recurso financeiro dispendido e potencializando os resultados.
Para cada necessidade do seu negócio, desde que realizada uma análise aprofundada, sempre existe uma forma melhor de fazer determinada tarefa. Das listadas acima, como é feito hoje na sua escola? Reflita sobre isso e pondere os ganhos e perdas que podem estar ocorrendo no seu negócio por determinada atividade não estar sendo realizada da melhor maneira possível.
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Tem alguma outra atividade que você gostaria de saber se pode ser melhorada? Faça seu comentário, vamos bater um papo e se quiser nos conhecer pessoalmente, entre em contato por nosso website e agende uma visita!
